OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE 

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse aziendale e/o pubblico, di cui il dipendente /collaboratore sia venuto a conoscenza nell’ambito o in ragione del rapporto di lavoro.

In particolare, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni:

1. penalmente rilevanti; 
2. poste in essere in violazione dei Codici di comportamento (ad es. Codice etico, modello 231/01) o di altre disposizioni o regolamenti aziendali sanzionabili; 
3. suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o reputazionale a Clinica Dentale o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività̀ presso l’azienda;
4. suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti e/o di terzi.

Il whistleblowing non riguarda segnalazioni :

• legate ad un interesse personale del segnalante (es. vertenze di lavoro, conflitti interpersonali tra colleghi, discriminazioni rivendicazioni che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro).

CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a procedere alle dovute verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

La segnalazione deve quindi contenere:

• generalità del soggetto segnalante
• una chiara e completa descrizione dei fatti
• le circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi i fatti (se conosciute)
• le generalità del soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (se conosciute)
• eventuali documenti che possono confermare i fatti

Le segnalazioni anonime verranno prese in considerazione per verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità. 

MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

1) CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE

I canali di segnalazione interna, messi a disposizione da Clinica, sono adeguati ed idonei ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante. 

Le segnalazioni possono essere effettuate in forma:

• scritta :posta cartacea;
• orale: attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione.

FORMA SCRITTA

Tramite posta cartacea (lettere raccomandate).La segnalazione va inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi dalla segnalazione. Entrambe vanno poi inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al RPC”. 

Il modulo di segnalazione è reperibile sul sito web oppure nella bacheca web della piattaforma Studio Web di Centro Paghe, dove si può trovare anche la presente procedura.

FORMA ORALE

Su richiesta del segnalante, viene fissato un incontro diretto con il Responsabile per la prevenzione della corruzione, concordando un appuntamento all’indirizzo mail: rpc@clinicadentale.net. Lo svolgimento dell’incontro deve essere garantito entro un termine ragionevole. A conclusione dell’incontro viene stilato un verbale che dovrà essere sottoscritto anche dalla persona segnalante. Copia del verbale sarà consegnata al segnalante stesso.

2) GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

a) Soggetto destinatario della segnalazione

L’art. 4, comma 2, del Decreto prevede che la gestione del canale di segnalazione interno possa essere affidata ad una persona fisica interna all’organizzazione. Clinica Dentale ha nominato pertanto un referente interno, identificato nella persona della dott.ssa Fochesato Alessia.

Tale soggetto è dedicato e dotato di autonomia in termini di verifica ed istruttoria ( inteso come imparzialità e indipendenza).

Il soggetto risulta essere specificatamente ed adeguatamente formato :

in materia di privacy ed è autorizzato al trattamento dei dati personali;

sulla disciplina del whistleblowing.

Alla luce dei suoi requisiti, il soggetto identificato risulta idoneo a garantire un livello adeguato di tutela della riservatezza, dell’identità del whistleblower e del contenuto delle segnalazioni. 

b) Ricezione della segnalazione

Il gestore della segnalazione è tenuto a rilasciare al segnalante l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla presentazione della segnalazione stessa.

Tale avviso deve essere inoltrato al recapito indicato dal segnalante nella segnalazione. In assenza di tale indicazione, è possibile considerare la segnalazione come non gestibile ai sensi della disciplina whistleblowing ed eventualmente trattarla come segnalazione ordinaria.

Nel caso di segnalazioni anonime, qualora risultino puntuali e supportate da idonea documentazione, verranno equiparate alle segnalazioni ordinarie e pertanto trattate in conformità ai regolamenti interni. Le segnalazioni anonime vanno in ogni caso registrate e conservate.

c) Ammissibilità della segnalazione

In via preliminare, va effettuata una valutazione circa la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione al fine di valutarne la sua ammissibilità.

E’ necessario verificare:

• se rientra nel perimetro soggettivo ed oggettivo della norma (chi ha segnalato, cosa ha segnalato…)
• la presenza di elementi idonei a giustificare eventuali accertamenti;
• che la segnalazione sia precisa e circostanziata, non generica e non diffamatoria;
• che la documentazione allegata sia appropriata e coerente.

Nel caso in cui la segnalazione risulti inammissibile, si procede all’archiviazione garantendo comunque la tracciabilità delle motivazioni a supporto.

d) Investigazione ed accertamento della segnalazione

Dopo aver valutato la segnalazione come ammissibile, si procede con l’attività di indagine (investigazione) necessaria per dare seguito alla segnalazione, mediante audizioni e acquisizione documenti.

L’obiettivo è di procedere con le verifiche, analisi e valutazioni specifiche in merito ai fatti segnalati, anche al fine di fornire eventuali raccomandazioni in merito all’adozione di necessarie azioni correttive.

Una volta completata l’attività di accertamento, il gestore della segnalazione può:

• archiviare la segnalazione perché infondata, motivandone le ragioni;
• dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi agli uffici/funzioni interne competenti per i relativi seguiti (al gestore non compete alcuna valutazione in ordine alle responsabilità individuali e ai successivi provvedimenti).

Tutte le fasi dell’accertamento vanno tracciate, archiviate e conservate per massimo 5 anni. Ai sensi di quanto previsto dal decreto, in ogni momento deve essere tutelata la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte e/o menzionate.

e) Riscontro al segnalante

Il gestore della segnalazione deve fornire riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento.

Alla scadenza dei tre mesi va quindi comunicato:

• l’avvenuta archiviazione, motivandone le ragioni;
• l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione alle funzioni interne competenti;
• l’attività svolta fino a quel momento e/o l’attività che si intende svolgere.

f) Reporting

Il Responsabile della gestione delle segnalazioni predispone con cadenza semestrale/annuale il report contenente le segnalazioni pervenute nel periodo di riferimento. Nel report va riportato lo stato di ciascuna segnalazione e le eventuali azioni intraprese.